Pengertian, Tujuan, Prinsip dan Unsur Pengendalian Internal

1.      Pengertian Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern dapat mempunyai beberapa pengertian, yaitu sistem pengendalian intern dalam arti sempit dan dalam arti luas.

Dalam arti sempit, istilah tersebut sama dengan pengertian internal chek yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi seperti misalnya mencocokkan penjumlahan mendatar (horizontal) dengan penjumlahan lurus (vertical).

Dalam arti luas sistem pengendalian intern dapat dipandang sebgai sistem sosial (Social System).  Yang mempumyai wawasan/makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan.  Sistem tersebut  terdiri dari kebijakan, teknik prosedur, alat-alat fisik, dokumentasi, orang-orang dengan berinteraksi atau sama lain, diarahkan untuk melindungi harta, menjamin terhadap terjadinya utang yang tidak layak, menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi, dapat diperolehnya operasi secara efisien dan menjamin ditaatinya kebijakan perusahaan.

Menurut AICPA (American Institute of Certifiet Public Accountants) memberikan definisi sebagai berikut :

        “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan”.

2. Tujuan Pengendalian Intern

Secara umum, pengendalian intern dapat disebutkan sebagai berikut :

1.      Menjaga dan mengemukakan harta milik perusahaan

2.      Memeriksa ketelitian dan kebenaran data-data akuntansi

3.      Meningkatkan efisiensi kerja

4.      Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pimpinan perusahaan.

5.      Mencegah dan menemukan kesalahan atau kecurangan-kecurangan yang terjadi.

Menurut tujuannya pengendalian intern tersebut dapat dibedakan menjadi yaitu :

·         Pengendalian akuntansi (Internal Accounting Control), merupakan bagian dari pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan perusahaan dam mengecek ketelitian dan dapat dipercaya tidaknya data akuntansi.  Pengendalian akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan investor  dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan meghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.

·         Pengendalian administratif (Internal Administratif Control), meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

3. Prinsip-prinsip Pengendalian Intern

Untuk melaksanakan sistem pengendalian intern yang baik, suatu perusahaan atau organisasi harus mempunyai enam prinsip dasar, yaitu :

a.    Pemisahan fungsi

Adanya pemisahan fungsi-fungsi akan dapat dicapainya suatu efisiensi pelaksanaan tugas.  Tujuan utama pemisahan fungsi menghindari pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan.  Suatu fungsi dapat dipandang tidak sesuai (dari sudut pengawasan) apabila adanya kemungkinan seseorang untuk melakukan kesalahan atau ketidakberesan dalam kegiatan atau kondisi normal.  Penerapan priisip ini ialah adanya pemberian wewenang terhadap orang-orang atau bagian-bagian yang berlainan untuk melakukan tanggungjawab pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi dan penyimpanan aktiva akibat adanya transaksi tersebut.
b.    Prosedur Pemberian Wewenang

Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang.  Otorisasi dapat berupa otorisasi umum dan otorisasi khusus.  Otorisasi umum menyangkut kondisi umum misalnya, adanya otorisasi terhadap harga standar (yang dilakukan) dan kebijakan kredit untuk penjualan.  Otorisasi khusus, berhubungan dengan transaksi perorangan, yaitu otorisasi penjualan khusus, penggajian atau transaksi pembelian.  Bukti otorisasi khusus adalah adanya dokumentasi pada waktu terjadinya transaksi.
c.    Prosedur Dokumentasi

Dokumentasi yang layak adalah penting untuk terciptanya sistem pengendalian akuntansi efektif.  Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan transaksi.  Dokumentasi dapat berbentuk faktur-faktur, voucher-voucher (bukti perintah pengeluaran uang), tanda tangan, initial/paraf dan cap persetujuan.
d.    Prosedur dan Catatan Akuntansi

Prinsip ini menekankan pencatatan akuntansi dalam bagian akuntansi.  Tujuan pengendalianini adalah, pertama dapat disiapkan atau dibuatnya catatan-catatan akuntansi yang teliti secara cepat, kedua data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
e.    Pengawasan Fisik atas Aktiva dan Catatan Akuntansi

Pengawasan fisik berhubungan dengan alat keamanan dan ukuran untuk menyelamatkan aktiva, catatan akuntansi dan formulir tercetak yang gagal penggunaannya dan penggunaan alat yang mekanis dan elektronik dalam pelakasanaan dan pencatatan transaksi.  Pengawasan fisik yang berhubungan dengan pelaksanaan transaksi meliputi cash register yang mekanis atau elektronik.
f.    Pemeriksaan Intern secara bebas

Prinsip ini dirancang untuk menentukan apakah unsur-unsur yang lain dalam sistem bekerja atau tidak.  Agar unsur ini efektif maka ada tiga syarat :

a.    Pengawasan dilakukan oleh orang perusahaan yang bebas dan yang bertanggungjawab untuk data tersebut.

b.    Pengawasan (monitoring) harus dilakukan pada saat atau waktu yang beralasan dan mendadak (tanpa pemberitahuan terlebih dahulu).

c.    Penyimpangan harus dilaporkan kepada manajemen dan yang berhak mengambil tindakan perbaikan.
 

4. Unsur-unsur Pengendalian Intern

Pengendalian intern mencakup tiga kategori dasar ruang lingkup organisasi/perusahaan yang masing-masing kebijakan atau prosedur yang dirancang dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan secara mamadai bahwa tujuan pengendalian dapat diketahui.
Ada tiga unsur dasar dari  pengendalian intern, yaitu :

a.        Lingkungan pengendalian

b.        Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh gabungan dari beberapa faktor dalam membentuk, memperkuat, atau memperlemah aktivitas kebijakan dan prosedur tertentu.  Pada hakekatnya lingkungan pengendalian menggambarkan keseluruhan sikap, kesadaran dan tindakan dewan komosaris, manajemen perusahaan, pemilik dan pihak lain mengenai betapa pentingnya pengendalian dari suatu usaha, dan tekanannya pada satuan usaha yang bersangkutan.
b.    Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan traksaksi satuan usaha, dan menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan utang yang bersangkutan dengan transaksi tersebut.  Sistem akuntansi perusahaan harusnya menyediakan atau menyiapkan kelengkapan transaksi.  Hal ini sering disebut Audit Trial.  Audit Trial adalah mata rantai penyediaan bukti dengan kode, perhitungan dan dokumentasi yang dihubungkan dengan saldo dan hasil ikhtisar data keuangan asli.

c.    Prosedur Pengendalian

Prosedur pengendalian melengkapi struktur pengendalian intern.  Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu suatu satuan usaha akan tercapai.  Prosedur pengendalian dapat diterapkan pada suatu jenis transaksi seperti transaksi penjualan.  Prosedur pengendalian juga dapat diterapkan secara luas dan dapat diintegrasikan dalam komponen tertentu lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi.